La portée de la mise en conformité pour l'entreprise ?
19 Septembre 2012
LA CHRONIQUE JURIDIQUE - (1) Quels enjeux ?
La définition de la conformité en termes juridiques peut se définir comme suit :
« ensemble d'actions visant à rendre les mesures comme les comportement des dirigeants et personnel au sein d'organismes publics ou privés associations, entreprise, syndicats, etc.) comme vis-à-vis de tiers conformes à la norme externe et/ou interne applicable au lieu où ils opèrent ».
Par norme, on se réfère aux éléments pertinents du droit (normes de droit, directives, lois, et règlements) sans oublier les normes internes à l'organisation de soft law qui peuvent être assimilés à des engagements unilatéraux.
En droit français, elle peut être également une obligation de l'entreprise pour limiter une sanction en droit de la concurrence en cas d'ententes. En France, plusieurs entreprises l'ont mis en place avec l'approbation du Conseil de la Concurrence.
À défaut d'obligation, l'organisation peut s'engager dans une démarche d'une manière offensive ou défensive :
du point de vue offensif, l'organisation peut vouloir communiquer sur le respect de la loi dans un secteur où sa réputation est mise en cause par l'opinion publique et/ou les médias ou prouver leur différence vis-à-vis d'organisations similaires ;
du point de vue défensif, le besoin de mise en conformité peut se révéler au gré d'un audit interne ou externe qui pourra déboucher sur un audit de conformité voire un audit juridique de conformité. L'exercice est alors de mesurer les écarts entre le comportement (ou la règle adoptée par l'organisation) et la norme de référence. Le défaut de conformité peut aboutir à un contentieux, une remise en cause des responsabilités, et recèle un risque juridique ou d'insécurité juridique.
Modes d'action
La conformité est un des volets de la GRC (Gouvernement d'entreprise, maîtrise des risques et conformité interne) très en vogue sous la pression du droit de sociétés.
Cette politique de compliance volontaire ou subie place les directeurs juridiques en première ligne : pour prouver leur conformité réglementaire, les entreprises devront mettre en place un code de bonne gouvernance, développer une fonction de « compliance officer » et intégrer la dimension de « conformité juridique » dans le quotidien opérationnel par des programmes et des process de vérification.
Sur la base des retours d'expérience de directions juridiques anglo-saxones, l'action de mise en conformité peut se traduire par deux approches simultanées :
à court et moyen terme, mise en place de programmes de conformité qui visent à vérifier pour les dispositifs clefs d'une organisation le respect des politiques énoncées. Chaque branche de droit (droit financier, droit de la concurrence, droit pénal, droit de la santé sécurité, etc.) peut faire l'objet d'une démarche de conformité avec la mise en place d'un programme de conformité spécifique. Des solutions logicielles tentent de gérer le flot d'informations à cette fin pour un contrôle point par point qui doit être parfaitement documenté ;
à moyen et long terme, mise en place d'une communication interne dédiée sur le sujet, d'une formation continue ciblée et adaptée selon les profils visés du haut jusqu'en bas de la hiérarchie de l'organisation avec un traitement préventif systématique des risques juridiques prioritaires.
En tous les cas, le soutien des dirigeants est un préalable pour une action qui tend à déployer une culture de la conformité enracinée dans l'organisation.
EN BREF pour une entreprise française, la portée de la mise en conformité est :
1. "une exigence" notamment en ce qui concerne le risque de corruption - C'est une règle obligatoire déjà établie en Grande Bretagne pour les entreprises et leurs fournisseurs
2. il s'agit "d'investir" afin d'optimiser une mise en conformité
3. Respecter et faire respecter "un code de bonne conduite" (la loi de l'entreprise)
4. C'est "un atout concurrentiel"
5. C'est "une arme de défense" en cas de contentieux
Par quel moyen ?
C'est "le dirigeant" qui donne l'impulsion ou "le ton" dans son entreprise.
Un dirigeant a donc tout intérêt à investir dans une mise en conformité, tant pour prévenir les risques juridiques, notamment en ce qui concerne les actes passés avec ses cocontractants, que pour véhiculer une bonne image sur le plan de sa communication.
