Le remboursement des frais des bénévoles

Les remboursements de frais des bénévoles

Un bénévole est une personne qui va s'occuper de l'association et participer à ses activités gratuitement. Il donne de son temps et fait profiter de ses connaissances et de son savoir-faire sans contrepartie en argent ou en nature. Son activité associative ne peut pas l'enrichir, financièrement ou matériellement.

Il est donc complètement interdit d'allouer une contrepartie aux bénévoles, malgré tout le temps et les services qu’ils ont pu rendre.

En revanche :

• on peut lui rembourser les frais qu’il a engagés pour les activités de l’association ;
• s’il renonce au remboursement des frais par l’association, il peut déduire de ses impôts les frais qu’il a engagés ;
• les dons (en espèces ou en nature) faits par les bénévoles à des associations d’intérêt général leur ouvrent droit à une réduction d’impôt.

Attention : L’activité bénévole est caractérisée par 2 points :

1. Une personne ne peut pas exercer une activité bénévole dans un organisme qui l’employait au préalable.
2. L’association ne peut pas recourir à un bénévole pour effectuer des tâches habituellement confiées à un salarié. Le recours au bénévolat ne peut être utilisé pour éviter un recrutement.

L’activité bénévole doit rester compatible avec l’obligation de recherche d’emploi. Une activité salariée est conciliable avec une activité bénévole si la seconde ne perturbe pas la première.

Remboursement des frais

Lorsque le bénévole engage des frais pour le compte de l’association, elle peut les lui rembourser, sur justificatifs.
Pour les frais kilométrique, l’association peut décider d’un barème, dans la limite des montants ci-dessous :

Barème fiscal de remboursement des frais kilométriques applicable aux voitures
(barème 2012)

(Chiffres confirmés par l'instruction BOI 5F-5-12 du 22/01/2014)

Les frais liés à la nourriture ou au logement peuvent aussi être remboursés sous la forme d’un forfait, dans les limites suivantes :

Remboursement forfaitaire des frais de déplacements

(admis par l’URSSAF et l’administration fiscale)

Réduction d’impôt

Lorsque le bénévole renonce au remboursement des frais par l’association, il peut les déduire de ses impôts sur les revenus. Dans ce cas, il doit faire un don à l’association, qui sera déductible à hauteur de 66% de son montant dans la limite de 20% du revenu imposable. (ou 75% si l’association bénéficiaire est une structure d’aide aux personnes en difficulté).

Opération comptable :

Les notes de frais devront être enregistrées par l’association dans un compte de résultat réservé à cet usage : le montant de la dépense en charge, et la somme équivalente en produit.

Exemple :
- en charges, peinture atelier-enfants = 15,00 €
- en produits, peinture fournie par Paul Durand = 15,00 €

Cette procédure d’inscription en comptabilité est obligatoire pour que le bénévole puisse bénéficier d’une déduction fiscale.

L’association devra également tenir un registre des frais non remboursés aux bénévoles (date/objet/nom du bénévole/montant des frais)

Enfin, l’association doit délivrer au bénévole un reçu fiscal de dons : http://www2.finances.gouv.fr/formulaires/DGI/2003/recudon/tchoeuvres.php

RAPPEL :

Attention, pour bénéficier de ces réductions d’impôts, il faudra respecter les conditions suivantes :

• seuls les frais engagés pour participer à des activités entrant strictement dans le cadre de l’objet de l’association y ouvrent droit.
• le bénévole doit prouver les dépenses qu’il a faites et avoir renoncé à se les faire rembourser par l’association.
• le bénévole ne doit retirer de son activité aucune contrepartie.

Pour les frais kilométriques, le montant de la déduction fiscale est spécifique :

Frais kilométriques des bénévoles pour la réduction d’impôt

(Barème 2011, année 2010)

Il ne dispense pas l’association d’apporter la preuve de la réalisation et du nombre de kilomètres parcourus pour lesquels elle a délivré le reçu fiscal.
Ces montants étant particulièrement faibles, puisqu’ils ne comprennent pas l’amortissement et l’entretien du véhicule, le bénévole peut retenir, sur présentation de justificatifs, une assiette supérieure pour le calcul de sa réduction d’impôt.

Déclaration d’impôt

Le montant des frais engagés doit être porté en ligne UF (dons aux œuvres, etc.) de la déclaration de revenus. Ne pas oublier de joindre le justificatif remis par l’association.

Adhésion :

La cotisation versée à une association peut être assimilée à un don ouvrant droit à une réduction d’impôts, mais il est nécessaire que la cotisation n’entraîne pas de contrepartie (tarifs préférentiels, avantages divers …).
Exemple : si la cotisation donne le droit à des voyages, des cours de danse, des spectacles et autres prestations gratuites ou à tarifs réduits, il y a bien une contrepartie, et dans ce cas, la cotisation ne pourra être déduite des impôts.

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