LA COMPTABILITÉ DES ASSOCIATIONS

Si la loi du 1er juillet 1901 n'impose aucune contrainte comptable, le rôle croissant des acteurs associatifs dans l'économie a fait que les associations se sont vues imposer progressivement des règles comptables.
Pour connaître les obligations comptables propres à chaque association, il faut s'intéresser à différents éléments :

• La nature de l'activité, sa taille et l'environnement réglementaire dont elle relève;
• Le mode de financement de l'association et notamment l'importance du financement public.

Par ailleurs, son régime fiscal a également une incidence sur ses obligations comptables.

En pratique, toute association peut se trouver concernée par certaines obligations comptables à un moment de son existence.

LES OBLIGATIONS COMPTABLES

En fonction de ces différents aspects, les obligations comptables peuvent revêtir diverses formes, notamment :

• L'obligation d'établir des comptes annuels;
• L'obligation d'appliquer le plan comptable des associations;
• La désignation d'un commissaire aux comptes voire d'un suppléant;
• L'obligation d'assurer la publicité et la certification des comptes annuels;
• L'obligation de tenir une comptabilité distincte en fonction de certaines activités.

Pour en savoir plus, n'hésitez pas à contacter le CLAP en précisant votre domaine d'intervention, votre chiffre d'affaires et l'origine de vos ressources.

COMPTABILITÉ EN PARTIE SIMPLE ET EN PARTIE DOUBLE

Les associations, selon les obligations qui s'imposent à elles, utilisent une comptabilité en partie simple ou en partie double.

La comptabilité en partie simple (appelée comptabilité de trésorerie) peut être utilisée par les petites associations qui ont un faible chiffre d'affaires, pas d'activité commerciale, pas d'obligation fiscale et pas de salariés. Cette comptabilité consiste à tenir au jour le jour les opérations de recettes et de dépenses dans un cahier.
Cette comptabilité manque de précisions quant aux factures à payer, au stock existant, à la valeur du mobilier et du matériel de bureau, aux éventuels remboursements de crédits...

La comptabilité en partie double (appelée comptabilité d'engagement) est obligatoire pour les associations ayant des financements publics importants, une activité commerciale, une plus grande taille, une activité économique...
Elle permet d'établir en fin d'année « les comptes annuels » : compte de résultat, bilan et annexes, qui forment les documents comptables de synthèse.

Le compte de résultat

C'est un document qui récapitule les produits et les charges de l'exercice (sur 12 mois) et qui indique le résultat (déficit ou excédent).

Le bilan

C'est un document qui permet d'avoir une photo à une date donnée du patrimoine de l'association depuis sa création.
Le bilan est composé de deux parties : l'actif et le passif.
A l'actif, on trouve les investissements, les stocks, les factures non encaissées, les liquidités en banque ou en caisse.
Au passif, on trouve les capitaux de l'association, les résultats déficitaires ou excédentaires de chaque année, ses dettes et ses emprunts.

L'annexe

Elle a pour but de compléter et de commenter les informations contenues dans le bilan et dans le compte de résultat. On y trouve notamment des précisions sur les provisions, les amortissements, la valorisation du bénévolat, les échéances des créances et des dettes.

La comptabilité va donc renseigner à tout moment sur ce qui se passe ou sur ce qui s'est passé dans l'association. Elle enregistre des sommes et permet notamment, l'établissement des bilans. On dit couramment que la comptabilité « constate ».

LA GESTION

Le budget prévisionnel

Le président et les autres administrateurs, c'est-à-dire ceux qui dirigent et qui décident, sont responsables de la gestion financière de l'association. Ils doivent « gérer l'association en bon père de famille avec prudence et diligence », c'est-à-dire avec attention.

Par définition, « le budget est un état prévisionnel des dépenses et des recettes, évaluées avec le maximum de précision et en fonction d'un ensemble d'objectifs que l'on se propose de réaliser, dans la limite des possibilités et compte tenu des besoins ».
Le budget « prévoit ».

Pour établir ce budget, il faut que l'association arrive à se projeter dans l'avenir et définisse des orientations stratégiques et détermine des objectifs.

Il existe différents types de budgets :

• Les budgets généraux : le budget de fonctionnement, le budget des investissements et le budget de trésorerie. Les 2 premiers permettent de contrôler l'ensemble des produits et des charges quel que soit le secteur d'activités;
• Les budgets fonctionnels : qui se rapportent à une fonction, à un secteur d'activité ou à un service/produit précis.

En pratique, les petites associations établissent principalement les budgets généraux :

La comptabilité et la gestion ne s'improvisent pas : quand on est responsable d'une association, mieux vaut, dans la mesure du possible, en acquérir les bases techniques.
Sachez qu'il existe aussi des stages d'initiation pour les bénévoles ou les salariés d'associations. Vous pouvez nous consulter à ce sujet.

Le budget de fonctionnement

Il se présente comme un compte de résultat avec une colonne de charges (compte de classe 6) et une colonne de produits (comptes de classe 7). Il est le reflet de la planification financière des toutes les actions de l'association qui devront se dérouler au cours de l'exercice suivant :. Suivant les différentes actions il faudra anticiper les charges et les produits y afférents. Il permet d'obtenir un résultat prévisionnel.

Le budget des investissements

Il est destiné à prévoir tous les investissements (renouvellement ou acquisition) : le matériel, le mobilier, les équipements techniques... que l'association envisage de réaliser pour mener à bien ses activités. Ce budget concerne les projets de dépenses dont le cycle d'exploitation est supérieur à 1 an. On parle de ressources stables qui financent les emplois durables.
Il se présente sur 2 colonnes : celle des ressources et celle des emplois.

Le budget de trésorerie

Il est indispensable pour assurer la pérennité de l'association car il permet notamment d'anticipé d'éventuelles difficultés de financement.
Il sert à la planification et au contrôle de la trésorerie, mois par mois, en fonction des dates précises où l'argent doit entrer (encaissement) et sortir (décaissement) du compte bancaire.